Preguntas Frecuentes

Es importante precisar que para habilitarse como evaluador dentro del proceso a través de la conformación de la comisión evaluadora, el coordinador o líder de grupo deberá ostentar un empleo igual o superior al de los servidores a su cargo.

Así las cosas, sí los coordinadores son de grado o nivel inferior a los servidores sujetos de evaluación, tal situación, les hace conocedores del desempeño y calidad del trabajo de sus colaboradores, pero no habilita por sí misma, la posibilidad de ejercer como evaluadores de los servidores a su cargo. En tal medida, la responsabilidad del evaluador deberá recaer en los superiores jerárquicos formalmente establecidos, en tanto, los coordinadores de grado o nivel inferior se constituirán en terceros dentro del proceso aportando las evidencias de desempeño que permitan sustentar de manera objetiva los niveles de cumplimiento o incumplimiento de los evaluados.

Si por el contrario, un coordinador posee un grado superior al de sus subalternos, la conformación de la Comisión Evaluadora dependerá de si el cargo corresponde a uno de carrera, provisional o en periodo de prueba, caso en el cual es necesario conformarla con un funcionario de Libre Nombramiento y Remoción.

La comisión evaluadora deberá ser conformada previamente a la concertación o fijación de los compromisos laborales, y actuará en el proceso hasta que la calificación se encuentre en firme.

De conformidad al Criterio Unificado de julio 5 de 2016 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil, no existe norma expresa que lo prohíba, por lo tanto la evaluación resulta procedente como política institucional, dentro de un marco de apoyo y seguimiento a la gestión de la entidad, ya sea a través de instrumentos diseñados por la entidad o tomando como referente los establecidos por la CNSC y aclarando que dicha evaluación en ningún caso genera los privilegios que la ley establece para los servidores públicos que ostentan derechos de carrera administrativa, ni el acceso a los incentivos previstos en la entidad para servidores escalafonados.

Es importante precisar que los instrumentos de evaluación que se diseñen o adopten como política de cada institución para calificar el desempeño laboral de los mencionados servidores públicos, no estarán sujetos bajo ninguna circunstancia a la aprobación o validación de la CNSC.

Los empleados que estén cumpliendo comisión de servicios en otra entidad serán evaluados y calificados por la entidad en la cual se encuentran en comisión, con base en el sistema que rija para la entidad en donde se encuentran vinculados en forma permanente. Esta evaluación será remitida a la entidad de origen (artículo 2.2.8.1.11 del Decreto 1083 de 2015).

Ahora bien, si un funcionario se encuentra en comisión de servicios en un cargo de Libre Nombramiento y Remoción de Gerencia Pública, deberá ser evaluado a través de los acuerdos de gestión de conformidad con el artículo 50 de Ley 909 de 2004.

En el procedimiento establecido para el otorgamiento de encargos, se debe tener en cuenta la última evaluación definitiva del desempeño laboral en firme del empleo del cual es titular de carrera, como quiera que las evaluaciones parciales semestrales hacen referencia a un porcentaje de avance frente a los compromisos fijados al inicio del período que deberán ser sumadas para obtener así el resultado definitivo de la evaluación.

Los niveles de calificación ya sea, sobresaliente, destacado, satisfactorio o no satisfactorio solamente aplican a la calificación definitiva. Lo anterior obedeciendo a que las calificaciones semestrales son un estado de avance de los compromisos del servidor público.

Las evaluaciones parciales semestrales corresponden a un porcentaje de avance frente al 100% establecido al inicio del período de evaluación, de tal manera que cada una de éstas se realizará proporcionalmente al tiempo establecido para ello, es decir un 50% aproximadamente.

Las evaluaciones parciales semestrales se deben efectuar sobre el 100% establecido para cada semestre, sin embargo la valoración dependerá de la cantidad de días laborados tanto en el periodo semestral como en el final.

La calificación del período de prueba garantiza el ingreso a carrera administrativa y la adquisición de los derechos inherentes a ella, por lo tanto si la evaluación del período de prueba resultare satisfactoria, el lapso comprendido entre la fecha de dicha evaluación y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente constituirá un nuevo período de evaluación anual u ordinario; para lo cual se deben concertar nuevamente compromisos laborales y fijar los comportamentales, teniendo en cuenta el propósito principal y las funciones del empleo así como las metas del área o la dependencia a la (s) cual (es) se contribuirá con el cumplimiento de los compromisos. Durante este período se podrán realizar las evaluaciones parciales eventuales a que hubiere lugar.

No. Los compromisos laborales dan cuenta del cómo se van a desarrollar tanto el propósito del empleo como las funciones orientados al cumplimiento de las metas institucionales, del área o la dependencia, por lo cual el jefe inmediato y el evaluado deben al establecer los compromisos definir a qué meta (s) se aportará con el cumplimiento de éstos.

Si el período faltante para culminar el período de prueba es menor a 20 días, desde el retiro del evaluador, éste debe evaluar con base en el portafolio de evidencias hasta la fecha de culminación del mismo sin que sea necesario efectuar una evaluación parcial por los veinte (20) días o menos restantes; es decir, hace una evaluación y calificación extensiva a la fecha de finalización soportado en las evidencias acopiadas durante todo el período, aclarando que dicho resultado tiene validez y vigencia a partir de la fecha de culminación del periodo de prueba.

Si el término para culminar el período de prueba es mayor a 20 días contados a partir del retiro del evaluador, el jefe inmediato (evaluador) que ingresa debe hacer una evaluación parcial eventual por el término hasta la fecha de culminación del período de prueba, teniendo en cuenta igualmente las evidencias acopiadas, la cual debe ser sumada a las demás evaluaciones eventuales realizadas durante el periodo de prueba para obtener así la calificación definitiva. (Situación frecuente en el cambio de administración en las entidades territoriales cada cuatrienio)

La evaluación extraordinaria es aquella que solicita el jefe de la entidad o nominador por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del empleado respecto a los compromisos concertados o fijados. Esta evaluación sólo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos tres (3) meses desde la última evaluación definitiva y comprenderá todo el período no evaluado, teniendo en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado.

Es responsabilidad del Jefe Inmediato del empleado sujeto de evaluación o de la Comisión Evaluadora según sea el caso, informar al Jefe de la Entidad en forma oportuna sobre el desempeño deficiente del empleado.

1. ¿Es posible que las entidades públicas modifiquen los instrumentos dispuestos por la Comisión Nacional del Servicio Civil? Y de ser posible ¿Qué tipo de cambios son viables?

En concordancia con lo establecido en el Acuerdo No. 617 de 2018 los medios o instrumentos del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral hacen parte integral del Acuerdo, por lo tanto no pueden ser modificados.

2. ¿Se continuara diligenciando los 11 formatos de Excel establecidos en el artículo 18 del acuerdo 565 de 2016?

No. La Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, definirá los medios e instrumentos que se utilizarán, conforme a lo establecido en el artículo 22 del Acuerdo 617 de 2018.

3. ¿Cómo solicitar la asignación de usuario Jefe de Personal (Administrador de Entidad) del aplicativo EDL-APP?

El jefe de la entidad o jefe de personal, deberá radicar la solicitud a través de la ventanilla única de la CNSC que encontrará en el siguiente link: http://gestion.cnsc.gov.co/cpqr/  o por medio del correo: edlsoporte@cnsc.gov.co

Dicha solicitud, deberá indicar el Nit de la Entidad, nombres completos del Jefe de la entidad y del Jefe de Personal, Número de documento de identidad, correo electrónico y teléfono de cada uno, y contener los actos administrativos de nombramiento y/o posesión de los servidores.

4. ¿Quién es el responsable de crear en el aplicativo EDL-APP los usuarios evaluados y evaluadores?

Es responsabilidad del Jefe de personal (Administrador Entidad), la creación, activación y administración de los usuarios Evaluados y Evaluadores, en el aplicativo EDL-APP.

Para ello, se habilitó el módulo “”usuarios”, en el cual, el jefe de personal deberá registrar toda la información personal de los servidores, especificar los datos del empleo y asignar los roles correspondientes.

Si soy un usuario del sistema diferente al administrador ¿Qué hago si olvidé mi contraseña?

El proceso para crear, activar, editar usuarios y restablecer contraseñas es responsabilidad del usuario administrador o jefe de personal de la entidad. 

En consecuencia, se deberá comunicar con el jefe de personal de la entidad en la cual se encuentra vinculado.

5. ¿Qué son las evidencias y cómo se realiza el registro en el aplicativo EDL-APP?

Las evidencias son los elementos que permiten establecer de manera objetiva equitativa y trasparente el avance, cumplimiento o, incumplimiento de los compromisos que se han generado durante el período de evaluación.

El registro de evidencias se enmarca en el seguimiento que se realiza durante todo el periodo a evaluar, cabe precisar que no existe desde la norma un lineamiento sobre la periodicidad para el registro de las evidencias y su seguimiento en tanto se entiende que las mismas podrán generarse en cualquier momento del período y podrán así mismo registrarse de forma inmediata para ser tenidas en cuenta por el evaluador en las etapas de calificación.

Para ello, el aplicativo EDL-APP, cuenta con el módulo denominado evidencias.

Allí, se habilitan los siguientes campos, los cuales deberán ser diligenciados, teniendo en cuenta las precisiones señaladas:

“Compromiso o competencia”, en el cual se deberá seleccionar uno de los compromisos ingresado en la concertación,

“Descripción”, allí se deberá describir el elemento, documento o soporte correspondiente,

“Ubicación” se deberá indicar física o virtualmente donde el evaluador podrá encontrar la evidencia registrada.

“Observación” la cual se deberá indicar solo si hay lugar a ello.

Una vez, se diligencien todos los campos deberá dar clic en “Guardar” confirmándose el registro exitoso de la evidencia.

De esta forma, en la parte derecha de la pantalla podrá visualizar la información registrada.

Es importante precisar, que el registro de evidencias es descriptivo y en ese sentido, no se cargará ningún tipo de archivo al aplicativo ELD-APP.

6.¿Qué son los compromisos de mejoramiento y como se registran en el aplicativo EDL-APP

Si durante el período de evaluación, el evaluador evidencia que existen aspectos a mejorar, podrá suscribir compromisos de mejoramiento individual basados en el seguimiento a los avances de los planes institucionales o metas por áreas, dependencias, grupos internos de trabajo y procesos o indicadores de gestión y las evidencias sobre el desarrollo de los compromisos concertados.

A partir de los seguimientos realizados durante el periodo de evaluación correspondiente, y en caso que se requieran acordar compromisos de mejoramiento con el fin de optimizar y promover el cumplimiento de los compromisos concertados, el evaluador podrá registrarlos en el Aplicativo EDL- APP a través del módulo dispuesto para ello, en el que se habilitan los siguientes campos, los cuales deberán ser diligenciados, teniendo en cuenta las precisiones señaladas:

“Compromiso o competencia” que se asociará al compromiso de mejoramiento aportado.

“Motivo” en el cual se indican las causas del compromiso de mejoramiento.

“Aspecto a Corregir”, en el cual se deberá describir el tema puntual que requiere acciones para mejorar.

“Acciones de mejoramiento” en el cual se deben registrar las acciones o tareas puntuales a realizar por parte del evaluado.

y finalmente realizar una “Observación” si hay lugar a ello.

Por último, se dará clic en el botón “Guardar” con lo cual se confirmará el registro exitoso del compromiso de mejoramiento.

De esta forma se podrán registrar compromisos de mejoramiento, que aporten al desarrollo del proceso de evaluación del desempeño laboral de forma exitosa y objetiva, los cuales podrán ser consultados por el evaluado, ingresando con su usuario.

7. ¿Cómo se adelantan las evaluaciones y calificación?

Para proceder con el proceso de evaluación y calificación, es importante identificar el tipo de evaluación a realizar:

Evaluación parcial semestral

Evaluación parcial eventual

Calificación Definitiva (Anual, Periodo de Prueba o extraordinaria)

Sin importar que, la dinámica del proceso de evaluación de evaluación en el aplicativo EDL-APP, sea la misma para todos los tipos de evaluación, el sistema realiza internamente, las ponderaciones, promedios y cálculos correspondientes, al peso porcentual asignado a cada compromiso funcional; así como, los puntajes asignados en la evaluación de compromisos comportamentales, buscando identificar los diferentes aspectos necesarios para garantizar que las compromisos laborales concertados, se evalúen de forma objetiva.

Para ello, se habilitó el módulo “evaluar”, el cual se explica en el video publicado en el siguiente link:

https://www.youtube.com/watch?v=C8X9iSqXK5o&feature=youtu.be

8. ¿Dónde se encuentran los instructivos y tutoriales sobre el uso de la herramienta habilitada por la CNSC? 

Toda la información relacionada con el proceso de Evaluación del Desempeño Laboral, así como del uso del aplicativo EDL-APP, se encuentra publicada en el siguiente link:

https://www.cnsc.gov.co/index.php/sistema-general-de-carrera

1. Una vez finalizado y aprobado el período de prueba ¿Se deben concertar nuevamente los compromisos?

Si. Una vez finalizado y aprobado el período de prueba se deben concertar nuevamente los compromisos funcionales y comportamentales, teniendo en cuenta el propósito principal y las funciones del empleo así como las metas del área o la dependencia a la (s) cual (es) se contribuirá con el cumplimiento de los compromisos.

2. ¿En qué fecha se hace la concertación de compromisos, una vez el funcionario haya finalizado y aprobado el período de prueba? 

La calificación del período de prueba garantiza el ingreso a carrera administrativa y la adquisición de los derechos inherentes a ella, por lo tanto si la evaluación del período de prueba resultare satisfactoria, el lapso comprendido entre la fecha de dicha evaluación y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente constituirá un nuevo período de evaluación anual.

1. Si un funcionario se encuentra inconforme con la calificación de la evaluación definitiva. ¿Puede presentar queja ante la Comisión Nacional del Servicio Civil?

La CNSC no es competente para emitir concepto sobre los resultados obtenidos en la Evaluación de Desempeño Laboral, toda vez que el tema se escapa de la órbita de competencias y facultades establecidas a esta Comisión Nacional en el artículo 130° de la Constitución Política, y desarrolladas en los artículos 11° y 12° de la Ley 909 de 2004.

2. ¿Qué recurso se puede interponer ante la inconformidad del evaluado con el resultado de la evaluación semestral?

Ninguno. Atendiendo la disposición contenida en el Artículo 17° del Acuerdo 617 de 2018, contra las evaluaciones parciales semestrales y eventuales no procederá recurso alguno, debido a que son estados de avance de la gestión del empleado.

1. ¿El jefe de la unidad de personal deberá conformar la comisión evaluadora mediante acto administrativo?

No. El jefe de la unidad de personal, determinará el mecanismo mediante el cual se deje constancia de la conformación de la comisión evaluadora cuando haya lugar a ello, para el período de evaluación correspondiente.

2. Cuando el jefe inmediato del funcionario a evaluar es de carrera administrativa ¿Él tiene la facultad de evaluar al funcionario? En caso contrario ¿Quién lo debe evaluar?

Ante esta situación se deberá crear la comisión evaluadora la cual estará integrada por el jefe inmediato del evaluado y un servidor de libre nombramiento y remoción, órgano que actuará coDSza≤mo un solo evaluador llevando a término el proceso de evaluación con los deberes y responsabilidades que se enmarcan en la Ley.

En el caso que el empleado de carrera, provisional o en período de prueba pierda la calidad de jefe inmediato del evaluado, la responsabilidad recaerá en el servidor de libre nombramiento y remoción q integraba con aquel la comisión evaluadora.

3. ¿Cuándo uno de los integrantes de la comisión evaluadora cese su responsabilidad como evaluador, aplica evaluación parcial eventual?

Para el caso de retiro del empleado de carrera, provisional o de periodo de prueba que hace parte de la comisión evaluadora, la responsabilidad de evaluar se traslada únicamente al funcionario de libre nombramiento y remoción; y si el retiro es del servidor de libre nombramiento y remoción será necesario la designación de un funcionario con nombramiento de esta misma naturaleza, para que conforme la comisión evaluadora con el funcionario de carrera, provisional o de periodo de prueba que permanece.

Luego en los dos casos, teniendo en cuenta que permanece uno de los integrantes de la comisión evaluadora, no procede la evaluación parcial eventual, toda vez que las evaluaciones parciales eventuales corresponden a estados de avance de la gestión del empleado, de lo cual puede dar cuenta el empleado que permanece, así como las evidencias de desempeño del evaluado incorporadas tanto por el evaluado, como por el evaluador.

1. ¿Cómo se obtiene una calificación de nivel sobresaliente con el nuevo Acuerdo 617 de 2018?

En el artículo 10 del Acuerdo No. 617 de 2018 se especifican la escala de calificación para la Evaluación del Desempeño Laboral - EDL, y se le asigna un porcentaje de cumplimiento de la siguiente forma:

NIVEL / PORCENTAJE
Sobresaliente / Mayor o igual al 90%
Satisfactorio / Mayor al 65% y menor al 90%
No Satisfactorio / Menor o igual al 65%

Por tal razón, el funcionario cuando logra un porcentaje mayor o igual al 90% producto de la sumatoria de los componentes de la Evaluación de Desempeño Laboral (Compromisos Funcionales y Comportamentales), obtiene un nivel de desempeño SOBRESALIENTE.

2. ¿Cómo se ponderan los resultados finales de la evaluación, cuando un empleado de carrera administrativa inicia su período de EDL en el cargo titular y posteriormente es encargado en un empleo de Libre nombramiento y remoción de naturaleza gerencial?

La naturaleza del empleo de carrera administrativa, es diferente al empleo de naturaleza gerencial; para el efecto, los primeros son evaluados con los instrumentos diseñados por la CNSC, esto es Sistema Tipo (Acuerdo No. 617 de 2018), y los segundos deben ser evaluados a partir de los Acuerdos de Gestión. Lo anterior, no permite la ponderación o unificación de un solo instrumento cuando se presente la figura del encargo en un empleo de LNR de naturaleza gerencial.

En tal sentido, se deberá realizar una evaluación parcial eventual, con corte a la fecha en que el empleado de carrera se separa de su cargo titular para desempeñar el encargo en el empleo de naturaleza gerencial, período en el cual será evaluado bajo los parámetros del Acuerdo de Gestión. Superado el término del encargo (que no puede ser superior a 3 meses), el empleado de carrera administrativa deberá volver a su empleo titular, en el que se seguirá evaluando bajo los criterios y compromisos iniciales; finalizado el período de evaluación correspondiente, se tendrá en cuenta para la ponderación del resultado final, los días efectivamente laborados por el empleado de carrera en el empleo titular, sin promediar los días en que desempeñó el empleo de naturaleza gerencial a título de encargo.

3. ¿La calificación con nivel sobresaliente se aplica únicamente en la evaluación definitiva o puede aplicarse en las evaluaciones parciales semestrales?

Los niveles de calificación ya sea, sobresaliente, satisfactorio o no satisfactorio solamente aplican a la calificación definitiva. Lo anterior obedeciendo a que las calificaciones semestrales son un estado de avance de los compromisos del servidor público

4. Si la evaluación de los compromisos comportamentales se efectúa únicamente sobre la percepción del evaluador, ¿Existe fundamento legal que contemple que este debe reunirse con el evaluado para retroalimentar esta evaluación?

No existe fundamento legal que contemple este tema, sin embargo, durante el proceso de Evaluación, el evaluador informará al evaluado el resultado del seguimiento, con el fin de orientar, estimular y apoyar su desempeño, destacando sus avances, aportes, aspectos a mejorar o incumplimiento en los compromisos funcionales y comportamentales establecidos para el ejercicio de su empleo.

5. Frente a la calificación definitiva del funcionario ¿Qué competencia tiene tanto la Unidad de Personal de la entidad como la Comisión de Personal?

Ni la Unidad de Personal de la Entidad ni la Comisión de Personal tienen competencia para pronunciarse frente a la consolidación de los resultados de las Evaluaciones del Desempeño Laboral, así como tampoco, puede solicitar que se hagan correcciones sobre las mismas, en razón, a que una vez realizada la notificación de éstas, la calificación se encuentra en firme, por lo tanto, no es procedente realizar modificaciones u observaciones sobre la misma.

De otra parte, se precisa que la Comisión de Personal podrá resolver en única instancia las reclamaciones que formulen los evaluados inconformes con los compromisos de conformidad con los términos y condiciones establecidas en el Acuerdo No. 617 de 2018.

6. ¿La calificación en un empleo de libre nombramiento y remoción puede ser sumada con la calificación en un empleo de carrera administrativa?

La calificación producto del desempeño en un empleo de libre nombramiento y remoción a través de la figura de encargo o de comisión, haga o no parte de la gerencia publica, no podrá ser sumada con la calificación de un empleo de carrera o ser tenida en cuenta para aplicar un beneficio o derecho preferencial que otorga la carrera como lo es el encargo.

7. Un funcionario que obtiene una calificación sobresaliente en la última EDL y se encuentra encargado ¿Puede continuar en el encargo?

El servidor público de carrera administrativa podrá seguir siendo encargado, siempre y cuando exista la necesidad de proveer dicho empleo por parte de la administración y que el servidor acredite el cumplimiento de los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, teniendo en cuenta, que uno de ellos es que su última evaluación de desempeño esté en el nivel sobresaliente.

8. ¿Qué mecanismos existen para que un funcionario tenga la posibilidad de obtener una calificación superior, si ha obtenido el nivel satisfactorio en el porcentaje mínimo?

Conforme a lo establecido en el artículo 35 del Decreto Ley 760 de 2005, el evaluado podrá interponer los recursos de reposición ante el evaluador o la Comisión Evaluadora si es del caso, y el de apelación ante el inmediato superior de este, para alcanzar un porcentaje mayor (incluso sobresaliente), siempre y cuando presente las evidencias que soporten el cumplimento de los compromisos, y las mismas se hallan presentado oportunamente dentro del período evaluado.

9. ¿Cómo se califican los meses que no son de 30 días?

Para efectos de la Evaluación de Desempeño Laboral, todos los meses se consideran de 30 días calendario. 

10. Si la evaluación de gestión por áreas o dependencias no se realizó ¿se afectaría la evaluación anual del funcionario de carrera administrativa?

No. La evaluación anual del funcionario de carrera administrativa no se vería afectada, toda vez que la evaluación de gestión por áreas o dependencias se considera un “insumo” para la concertación de compromisos y no se tendrá en cuenta en el marco del proceso de calificación.

11. ¿Existen mecanismos para que la inasistencia al empleo por incapacidad médica superior a 30 días no afecte el resultado definitivo de la evaluación de desempeño?

El resultado definitivo de la evaluación del desempeño no se afecta por la inasistencia al empleo por incapacidad médica superior a 30 días. El Acuerdo No. 617 de 2017 establece los lineamientos para realizar las Evaluaciones Parciales Eventuales, las cuales se calculan sobre la base del tiempo efectivamente laborado por parte del empleado sujeto de evaluación, correspondiéndole un porcentaje proporcional al tiempo de duración y al porcentaje fijado, dentro del período de evaluación.

12. ¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir cuando un funcionario de carrera obtiene una calificación en el nivel no satisfactorio para el periodo anual?

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 909 de 2004, el funcionario cuya calificación de servicios en firme este en el nivel no satisfactorio, como resultado de la evaluación de carácter anual o extraordinario, deberá ser retirado del servicio y por lo tanto el nombramiento del empleado deberá declararse insubsistente, mediante resolución motivada del Jefe de la entidad.

13. ¿Qué sucede cuando la Evaluación del Desempeño Laboral no se realiza en las fechas establecidas por la normatividad legal vigente?

Conforme a lo establecido en el artículo 33 del Decreto Ley 760 de 2005, cuando no se produzca la calificación en los términos establecidos legalmente y el evaluado no la solicite dentro de los cinco (5) días siguientes, la evaluación parcial eventual, semestral o la calificación definitiva, se entenderá satisfactoria en el porcentaje mínimo. La no calificación dará lugar a investigación disciplinaria para el evaluador, la comisión evaluadora, o funcionarios responsables según sea el caso.

14. ¿Se puede otorgar encargo con el resultado obtenido en la evaluación parcial semestral o debe realizarse con el resultado de la calificación definitiva?

En el procedimiento establecido para el otorgamiento de encargos, se debe tener en cuenta la última evaluación definitiva del desempeño laboral, esto es, la correspondiente al período de evaluación anual (Febrero 1° a Enero 31) en firme del empleo del cual es titular de carrera, como quiera que las evaluaciones parciales semestrales hacen referencia a un porcentaje de avance frente a los compromisos concertados al inicio del período que deberán ser sumadas para obtener así el resultado definitivo de la evaluación.

15. El funcionario de carrera administrativa que obtenga un porcentaje dentro de la escala de calificación mayor al 65% y menor al 90% ¿Qué debe hacer?

Si como resultado de la evaluación definitiva correspondiente al período anual, la calificación se ubica en el nivel satisfactorio (mayor al 65% y menor al 90%), el empleado público podrá suscribir compromiso de mejoramiento para iniciar el período de evaluación siguiente, es decir, que éste se constituirá en insumo para la fase de concertación de compromisos.

16. Un funcionario se encuentra disfrutando de sus vacaciones y durante este periodo se cruza con las fechas establecidas para realizar la EDL anual ¿Esta situación administrativa suspende los términos para desarrollar la evaluación de desempeño en esa fecha?

La situación administrativa de vacaciones no suspende los términos para efectuar la evaluación del desempeño. Esta se deberá efectuar ya sea antes del inicio del periodo de vacaciones o una vez se produzca el reintegro del funcionario del periodo de vacaciones siempre y cuando esta fecha esté dentro del lapso establecido para efectuar la evaluación.

1. Si se presenta cambio de evaluador estando en curso el período anual de EDL ¿Es procedente modificar o ajustar los compromisos funcionales pactados con el anterior evaluador?

No procede el ajuste o modificación a compromisos funcionales cuando hay cambio de evaluador durante el periodo anual; sin embargo, el anterior evaluador deberá realizar una evaluación parcial eventual antes del retiro del cargo.

2. En una dependencia que estuvo sin jefe inmediato durante 1 mes (30 días laborales) ¿Quién hace la evaluación de ese período?

El jefe inmediato que actúa como evaluador entrante debe retomar ese tiempo y con base en el portafolio de evidencias debe hacer la EDL de los empleados a su cargo. Si el término durante el cual la dependencia se encuentra sin Jefe Inmediato es superior a 30 días, le corresponde al superior jerárquico realizar dicha evaluación basado en las evidencias, acopiadas por el evaluado.

3. ¿Quién responde por la evaluación de un servidor cuando el evaluador responsable de adelantar el proceso se retira sin cumplir con su obligación?

Las evaluaciones que no se realizaron por el evaluador responsable, el superior inmediato, o quien designe el jefe de la entidad, deberá consolidar la información y asumirá el periodo que se encuentre sin evaluación, con base en las evidencias aportadas. 

4. Al efectuar una calificación de un funcionario que se encuentra en un encargo ¿Esta calificación toma el carácter de definitiva?

Durante el encargo procede la aplicación de una evaluación parcial eventual proporcional al tiempo que dure dicha situación, efectuando el ajuste propio a los compromisos concertados, toda vez que el empleado encargado cambia de empleo y de funciones.

Al finalizar el período de evaluación anual el resultado de la calificación definitiva corresponderá a la sumatoria de las evaluaciones parciales eventuales a que haya lugar, entre ellas la de situación del encargo.

Ahora bien, si el encargo se produce en un cargo de Libre Nombramiento y Remoción de gerencia pública la evaluación se efectúa a través de los Acuerdos de Gestión, luego no habrá lugar a la sumatoria de las evaluaciones.

5. ¿La evaluación parcial semestral se hace sobre el 100%?

Las evaluaciones parciales semestrales se deben efectuar sobre el 100% establecido para cada semestre, sin embargo la valoración dependerá de la cantidad de días laborados tanto en el periodo semestral como en el final.

6. Un funcionario finaliza periodo de prueba el 5 de enero y el evaluador salió el 31 de diciembre ¿Quién evalúa los días faltantes?

Esta situación da lugar a una parcial eventual por cambio de evaluador, por lo anterior el jefe inmediato (evaluador) que ingresa debe hacer una evaluación parcial por el término hasta la fecha de culminación del período de prueba, teniendo en cuenta las evidencias acopiadas, la cual debe ser sumada a las demás evaluaciones eventuales realizadas durante el período de prueba para obtener así la calificación definitiva.

7. Cuando el nominador designa a otro funcionario como evaluador, producto de una recusación y este debe efectuar una evaluación semestral ¿Cómo se garantiza que la evaluación va a ser objetiva?

El nominador en el mismo acto administrativo que designa otro funcionario como evaluador, producto de una recusación, ordenará la entrega de los documentos que hasta la fecha obren sobre el desempeño laboral del empleado a evaluar; por tal razón, el nuevo evaluador deberá realizar la evaluación de manera objetiva conforme a las evidencias, que demuestran el cumplimiento o incumplimiento de los compromisos.

1.  Con la implementación del Acuerdo No. 617 de 2018 ¿Cuál es la fecha para concertar los compromisos?

De conformidad con lo establecido en el artículo 3 del Acuerdo No. 617 de 2018 “Los compromisos deberán ser concertados por el evaluador y el evaluado dentro de los quince (15) días hábiles siguientes del inicio del período de evaluación anual o de la posesión del servidor en período de prueba, según corresponda. (…)” (Negrita fuera del texto).

2. ¿Quiénes son los responsables de concertar los compromisos funcionales y los compromisos comportamentales? 

El proceso de concertación de compromisos funcionales y comportamentales, es un proceso de construcción participativa en el que tienen responsabilidad el evaluador o las comisiones evaluadoras (según corresponda) y el evaluado, en el que es necesario contemplar las situaciones que establece el artículo 3° del Acuerdo No. 617 de 2018, para abordar las diferentes situaciones que se puedan presentar en este etapa.

3. ¿Quiénes son los responsables de concertar los compromisos funcionales y los compromisos comportamentales?

El proceso de concertación de compromisos funcionales y comportamentales, es un proceso de construcción participativa en el que tienen responsabilidad el evaluador o las comisiones evaluadoras (según corresponda) y el evaluado.

4. ¿Qué sucede si evaluado y evaluador no llegan a un acuerdo durante el término señalado para la fase de concertación de compromisos laborales?

Si vencido el término establecido para realizar la concertación de los compromisos no existe consenso, el evaluador procederá a fijarlos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

Para ello deberá dejar constancia del hecho y solicitar la firma de un testigo que desempeñe un empleo igual o superior al del evaluado.

Lo anterior se comunicará al evaluado quien podrá presentar reclamación ante la Comisión de Personal de la entidad, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes con la manifestación expresa de los motivos de su inconformidad.

5. ¿Ante quién y qué puede hacer el evaluado, cuando el evaluador no concerta los compromisos funcionales y comportamentales?

De conformidad con el artículo 3° del Acuerdo 617 de 2018, si dentro del periodo establecido para la concertación de los compromisos funcionales y comportamentales, hay omisión del evaluador, el evaluado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento de dicho término, le remitirá una propuesta de compromisos, respecto de la cual, el evaluador hará observaciones y le presentará una propuesta ajustada.

De no existir consenso, el evaluador procederá a fijarlos y el evaluado podrá presentar reclamación ante la Comisión de Personal de la entidad, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes con la manifestación expresa de los motivos de su inconformidad.

6. ¿Cuántos compromisos funcionales que se pueden concertar?

El Anexo Técnico del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba, establece que el número de compromisos a concertar para el período anual no deberá ser superior a cinco (5) y para el período de prueba máximo podrán ser tres (3).

7. ¿Cuántos compromisos comportamentales que se pueden concertar?

El Anexo Técnico del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba, establece que el número de compromisos a concertar para el período anual y en período de prueba será entre tres (3) y cinco (5).

Adicionalmente, el nominador podrá proponer a los evaluadores la inclusión de máximo dos (2) compromisos comportamentales que él considere convenientes para la consecución de las metas institucionales.

8. Cuando no se concertan los compromisos laborales, en razón a una incapacidad presentada por el funcionario durante el periodo de EDL ¿El funcionario obtendrá una calificación en el porcentaje mínimo del nivel satisfactorio?

No. Para el caso de un funcionario que se encuentra en incapacidad, se precisa que una vez culmine ésta, se llevará a cabo la concertación de compromisos y la calificación definitiva corresponderá a los días efectivamente laborados. Por lo anterior, la calificación estará sujeta a la gestión desarrollada por el evaluado y podrá corresponder a cualquiera de los siguientes niveles:

NIVEL / PORCENTAJE
Sobresaliente / Mayor o igual al 90%
Satisfactorio / Mayor al 65% y menor al 90%
No Satisfactorio / Menor o igual al 65%

9. ¿Se debe concertar un compromiso funcional por cada meta definida para el área o dependencia?

R/ No. Los compromisos funcionales dan cuenta del cómo se van a desarrollar tanto el propósito del empleo como las funciones orientadas al cumplimiento de las metas institucionales, del área o la dependencia, por lo cual el jefe inmediato y el evaluado deben al establecer los compromisos definir a qué meta (s) se aportará con el cumplimiento de éstos.

10. ¿En qué momento puedo ajustar los compromisos laborales concertados al inicio del periodo?

Se podrá realizar ajuste a los compromisos concertados cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:

- Si durante el período de evaluación se producen cambios en los planes institucionales o metas por áreas, dependencias, grupos internos de trabajo y procesos o indicadores de gestión, insumo base para la concertación.  

- Por separación temporal del evaluado del ejercicio de las funciones de su cargo por un término superior a treinta (30) días calendario.  

- Por cambio definitivo del empleo como resultado del traslado del evaluado o reubicación de su empleo.  

- Por asignación de funciones, en los términos del artículo 2.2.5.5.52 del Decreto No. 648 de 20172 o la norma que lo modifique.”

Así las cosas, se aclara que la norma no contempla un procedimiento en el cual los evaluados soliciten ajuste a los compromisos concertados, puesto que dichos ajustes se podrán realizar en cualquier momento durante el periodo, siempre y cuando se presente alguna de las situaciones anteriormente mencionadas, sin embargo, se debe indicar, que estos ajustes en ningún caso podrán realizarse de manera arbitraria, pues los mismos deberán realizarse por causales taxativas, presentadas en el periodo de evaluación.

El Anexo técnico del Acuerdo 617 del 2018 señala:
 
“Evaluador: El jefe inmediato del servidor de carrera o en período de prueba, será el responsable de evaluar su desempeño siguiendo la metodología aquí contenida. En todo caso, el jefe inmediato deberá ostentar un grado igual o superior al evaluado. Los empleados de carrera que se encuentren en Comisión o en Encargo en un empleo de Libre Nombramiento y Remoción serán responsables de evaluar de manera directa al evaluado, sin que sea necesario conformar Comisión Evaluadora. Los jefes inmediatos que ostenten un grado inferior al del evaluado, no tendrán la competencia para evaluarlo, caso en el cual, el superior jerárquico de aquel tendrá la responsabilidad de hacerlo.”
 
Comisión evaluadora: En el evento que el jefe inmediato sea de carrera, provisional o se encuentre en período de prueba, se deberá conformar una Comisión Evaluadora, la cual estará integrada por el jefe inmediato del evaluado y un servidor de libre nombramiento y remoción.
 
La Comisión Evaluadora deberá ser conformada al inicio del proceso de evaluación del desempeño laboral y actuará como un solo evaluador hasta la culminación del mismo, esto es cuando la calificación se encuentre en firme.” (…)

¿Procede evaluación del desempeño por retiro Definitivo del Servicio?

No. La Comisión Nacional del Servicio Civil señaló en criterio unificado del 19 de septiembre de 2017 señalo sobre el "Retiro definitivo del servicio y evaluación del desempeño laboral":

"(...) cuando un servidor finalice su vinculación laboral en el empleo público de carrera administrativa, de conformidad con las causales de retiro propias de la carrera, no resulta procedente efectuar una evaluación del desempeño laboral, distinta a la evaluación que corresponda según la etapa del período evaluable en el que se encuentre"

Teniendo en cuenta lo anterior, no procede adelantar Evaluación del Desempeño a los servidores que retiro del empleo de conformidad con las causales señaladas en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004.

Dando cumplimiento a lo establecido en el Anexo Técnico del Acuerdo 617 de 2018, la Oficina de Control  debe “Dar a conocer a los evaluadores el resultado de la Evaluación de Gestión por Áreas o Dependencias, del año inmediatamente anterior, para que se tenga como uno de los criterios en la concertación de los compromisos del siguiente período de evaluación”.