Bogotá. Miércoles, 01 de noviembre de 2023. La Comisión Nacional del Servicio Civil -CNSC- emitió la Circular Externa 2023rs143518, en la que se dan instrucciones para la etapa de planeación de los procesos de selección, a las entidades, órganos y organismos del sistema general de carrera administrativa y de los sistemas especiales y específicos de origen legal.
En esta etapa concurren las voluntades de la CNSC y de las entidades a las que se les proveerán los empleos de carrera administrativa que se encuentren en vacancia definitiva. Esta fase de los concursos de mérito implica el compromiso efectivo de las entidades involucradas, con el fin de que se trabaje de manera armónica y coordinada en la viabilidad de la convocatoria, en cumplimiento de los principios de la administración pública y de los fines del Estado tal como lo establecen múltiples normas y pronunciamientos jurisprudenciales, que buscan garantizar que desde el inicio de la planeación se cuente con los insumos suficientes para realizar conjuntamente esta fase entre la CNSC y la entidad.
En ese sentido, corresponde a las entidades cuyos sistemas de carrera son administrados y vigilados por la CNSC, el deber de contribuir efectiva, armónica y oportunamente en la etapa de planeación de los procesos de selección con la Comisión Nacional del Servicio Civil, de manera oportuna y eficiente, evitando dilaciones injustificadas, y bajo las instrucciones que esta le imparta, teniendo en cuenta que es su responsabilidad:
- Reportar la Oferta Pública de Empleos de Carrera Administrativa (OPEC),
- Mantener actualizada su estructura de planta y sus Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales (MEFCL),
- Entregar los ejes temáticos, y
- Apropiar y disponer de los recursos para financiar el proceso de selección.
Si bien las entidades ejercen sus funciones y competencias con autonomía, la ley determina que no hay justificación para que estas lleven a cabo actuaciones aisladas, contradictorias o económicamente ineficientes, evitando en la medida de lo posible reprocesos, improvisaciones y obstáculos que puedan generar dilaciones innecesarias o sometan al proceso a una inseguridad jurídica o administrativa.
Por ello, es importante precisar la obligación que tienen las unidades de personal de las entidades frente a los planes anuales de provisión de cargos, en cuyo marco tienen el deber de apropiar los recursos para financiar los costos derivados de los procesos de selección, en concordancia con el artículo 17 de la Ley 909 de 2004
Así como la de contar con los insumos principales para dar inicio a la planeación de los procesos de selección como son el reporte de la Oferta Pública de Empleo de Carrera OPEC y el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales MEFCL.
Elementos de la etapa de planeación y obligaciones de las entidades
Para iniciar con la planeación, las entidades tienen el deber de reportar a la Comisión Nacional del Servicio Civil los empleos de carrera en vacancia definitiva existentes en sus plantas de personal, en la oportunidad, por los medios y bajo los lineamientos que establezca la CNSC.
Por su parte el manual de funciones, MEFCL como herramienta de gestión de Talento Humano que permite establecer las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las entidades públicas, y los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para su desempeño, es el insumo fundamental que requiere la CNSC para adelantar el proceso de selección, pues de la información contenida en este, relacionada principalmente con la denominación, el nivel jerárquico, el propósito, la descripción de funciones esenciales, los conocimientos básicos o esenciales, así como los requisitos de formación académica y de experiencia, es que se estructuran las bases del concurso, así como las pruebas a aplicar.
Dentro de la planeación, también se deben revisar los ejes temáticos e indicadores y se deben definir las características propias del proceso de selección, de acuerdo con la normativa vigente y atendiendo las necesidades de la provisión de empleos de la entidad, tales como:
- Tipo de proceso de selección (abierto, ascenso, mixto)
- Las reglas
- Las fases que lo componen
- Las pruebas a aplicar, según los empleos de la oferta
- La ponderación, carácter, criterios y forma de calificación de las pruebas
- La estimación de costos por parte de la CNSC, de acuerdo al valor estimado por vacante
Finalmente, el artículo 9 de la Ley 1033 de 2006 establece que para financiar los costos de los procesos de selección, se cobrará a los aspirantes un concepto por derecho de participación. En caso de que el recaudo sea insuficiente, el faltante será cubierto por la respectiva entidad que requiera proveer el cargo. Por esto, las entidades tienen la obligación de apropiar en su presupuesto, y con la debida antelación, las partidas necesarias atendiendo el valor estimado por vacante el cual es definido anualmente por la CNSC.
Cabe resaltar que la Procuraduría General de la Nación a través de la Directiva No. 015 del 30 de agosto de 2022, exhortó a las entidades a realizar las apropiaciones presupuestales y coadyuvar efectiva y oportunamente la planeación de los Procesos de Selección con la CNSC. El incumplimiento de esta obligación podría acarrear las sanciones disciplinarias que hubiere lugar, sin perjuicio de la facultad sancionatoria con que cuenta la Comisión Nacional.
Para consultar la Circular Externa 2023rs143518, ingrese aquí
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